E-számla Gy.I.K.

E-számla Gy.I.K.

Rövid összeállításunkban igyekszünk néhány gyakran felmerülő kérdésre választ adni, a Magyarországon felfutóban lévő elektronikus számlázással kapcsolatban. E-számla megoldásunkról részletesebben itt olvashat.


Milyen jogi keretek vonatkoznak az e-számlára?

Közvetlenül leginkább az alábbi jogszabályok, számos EU-rendelet és direktíva mellett:

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (ÁFA törvény)

Az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XI. 29.) PM rendelet

24/1995. (XI. 22.) PM rendelet

A részletek ismertetése nélkül alapvető fontosságú, hogy eszámlát BÁRKI kiállíthat, két alapvető megkötéssel: az adattartalom sértetensége, és az eredet hitelessége biztosított, bizonyítható kell legyen. Ennek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző használatával kell digitálisan aláírni a dokumentumot, ahhoz hogy az APEH azt számlaként fogadja el. Ennek a követelménynek természetesen a DESI megfelel.

Kiállított e-számlát befogadni mindenki köteles, azt visszautasítani nem jogszerű.

Mit kell tennie annak, aki e-számlát szeretne kiállítani?

Az e-számla kiállítás NINCSEN előzetes APEH-engedélyeztetéshez kötve (EU jogszabály tiltja az előzetes engedélyhez kötést), így bárki, aki a DESI rendszert használni kezdi, mindenféle engedélykérelem nélkül, akár másnap, megkezdheti számláinak (vagy azok egy részének) elektronikus úton történő kibocsátását.

Milyen jogszabályi követelményeknek kell megfelelnie az e-számlának?

Mint fent említettük, az adattartalom sértetensége, és az eredet hitelessége biztosított, bizonyítható kell legyen. Ennek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző használatával kell digitálisan aláírni a dokumentumot, ahhoz hogy az APEH azt számlaként fogadja el.

Milyen megőrzési előírások vonatkoznak az e-számlára?

Az e-számlát az ÁFA törvényben foglaltak szerint, 8+2 évig kell megőriznie, mind a kiállítónak, mind a befogadónak. 

Az e-számlát szigorúan az elektronikusan aláírt formában (esetünkben ez az .ES3 file) őrizendő meg, kinyomtatni ugyan lehet, de a nyomtatott példány nem minősül semmiféle jogi érvényű bizonylatnak.

Az e-számlának csak "eredeti" példánya van, vagy más megfogalmazásban végtelen számban sokszorosítható, tehát a példányszám nem értelmezhető. tehát az eszámlát tartalmazó .ES3 file bármennyiszer másolható, bárkinek elküldhető.

E-számlát minősített archiválási szolgáltatónál is lehet tárolni, de bárki megőrizheti a fájlokat a saját informatikai rendszerében is. Speciális előírások utóbbira nem vonatkoznak, de érdemes nagyon nagy hangsúlyt fekteti az adatbiztonságra ilyen esetekben.

Kinyomtatható-e az e-számla?

Igen, de a nyomtatott példány semmiféle jogi érvényű bizonylatnak nem számít, "csak egy papír".

Kinek küldhetek e-számlát mint eladó?

Jogilag bárkinek, és azt köteles befogadni. Természetesen ésszerűségből érdemes előre egyeztetni a partnerekkel, ki fogadja be szívesen és ki nem, ki tudja fizikailag számítógépen fogadni és ki nem, és hogy a partner tisztában van-e az őt ezáltal terhelő kötelezettségekkel, jogszabályokkal.

Mint befogadó fél, e-számlát kaptam, hogyan nyithatom meg?

A DESI által kiállított e-számlákat a MICROSEC e-szignó (igyenes) szoftverrel lehet megnyitni ("E-szignó program" link). Látható az aláírás, az időbélyeg, és a számlát képező dokumentumok (PDF, XML, EDI, stb).

Mint befogadó fél, kinyomtathatom-e az e-számlát?

Igen, de a nyomtatott példány semmiféle jogi érvényű bizonylatnak nem számít, "csak egy papír".

Mint befogadó fél, hogyan rögzíthetek kontír adatokat az e-számlára?

Két módon. Első, hogy a (módosíthatatlan) ES3 file (tehát a befogadott számla) mellé egy rövid szöveges fileban csatoljuk a kontír adatokat, majd ezt az egész csomagot újra aláírjuk elektronikusan. Ez viszont egy komplett e-számla aláíró (pld DESI) rendszert igényelne.

Ehelyett az APEH elfogadja azt is, ha az eszámla azonosítója (filenév) és a befogadó vállalatirányítási rendszerében bekönyvelt számla, valamint az ahhoz rögzített kontír adatok a befogadó vállalatirányítási rendszerében elválaszthatatlan, módosíthatatlan egységet képeznek. Ennek nagy része eleve adott minden modern rendszerben, annyi a megoldandó, hogy a beérkezett e-számla file nevét (pld. külső bizonylatszámként, stb) rögzíteni kell a könyvelt bejövő számlához a befogadó vállalatirányítási rendszerében.

Mint befogadó fél, hogyan kell megőriznem az e-számlát?

Ugyanúgy 8+2 év megőrzési kötelezettség vonatkozik rá, és semmiképpen sem kinyomtatva, hanem a befogadott filera vonatkozóan.

E-számlát minősített archiválási szolgáltatónál is lehet tárolni, de bárki megőrizheti a fájlokat a saját informatikai rendszerében is. Speciális előírások utóbbira nem vonatkoznak, de érdemes nagyon nagy hangsúlyt fekteti az adatbiztonságra ilyen esetekben.

 

Egyéb kérdés esetén, kérjük keressenek meg minket.